Procédure de prise en charge des frais
L’UNF3S est soumise à la procédure des marchés publics pour le transport ferroviaire et aérien. Le missionnaire ne peut pas prendre de billet directement sur internet, à moins d’une autorisation préalable de l’UNF3S spécifique à la mission concernée.

L’ordre de mission définit ce qui va être remboursé. Aucune dépense ne pourra être prise en charge si elle n’a pas été prévue dans l’ordre de mission.

À fournir ou à renseigner pour le « projet de mission » :

  1. ses nom, prénoms et date de naissance figurant sur son passeport,
  2. sa fonction et son grade,
  3. l’évènement concerné, ses dates, sa fonction dans le cadre de cet évènement avec le programme joint,
  4. son numéro de téléphone fixe et portable, son adresse électronique,
  5. sa résidence administrative (nom et adresse professionnelles habituelles),
  6. sa résidence personnelle,
  7. l’intitulé de sa mission (par ex : DIUI Vaccino, phase 2),
  8. sa destination exacte (pays, ville et lieu de l’évènement),
  9. son plan de vol et le trajet de train et/ou de transport en commun,
  10. exceptionnellement, en cas de transport de matériel encombrant, sur preuve d’absence de moyen de transport public, ou insuffisance du réseau ferroviaire le trajet en voiture est autorisé sur demande préalable à l’UNF3S
  11. l’ordre de mission sans frais et/ ou l’autorisation d’absence de votre établissement,
  12. le cas échéant les dates de séjour pour convenances personnelles,
  13. le souhait d’hôtel (pour une prise en charge directe de l’hôtel par l’UNF3S via un bon de commande),
  14. les frais de vaccins et des visas (l’UNF3S n’effectue pas la procédure de visa),
  15. son RIB à jour.

L’UNF3S communique au missionnaire le montant total de l’indemnité journalière (IJ) dans le pays de destination en fonction du nombre de nuitées calculé suivant son ordre de mission.

 

3 possibilités :

  1. Le missionnaire prend en charge la totalité de son séjour. A son retour, il est remboursé de 100% de l’indemnité journalière sur envoi des documents prévus
  2. Le missionnaire demande, un mois avant son départ, une avance de 80% du montant total de l’IJ sur son compte bancaire .
    A son retour, sur envoi des documents prévus, l’UNF3S versera le solde de l’IJ restant du. En l’absence d’envoi de ces documents dans le mois suivant le retour de la mission, l’UNF3S réclame au missionnaire le remboursement des 80% du montant total de l’IJ.
  3. L’UNF3S peut prendre en charge directement l’hôtel à la condition exclusive que celui-ci accepte les bons de commande, la demande devant être faite maximum 1 mois avant le départ.

Si le missionnaire n’a pas renvoyé ses justificatifs dans le délai de deux mois suivant son retour de mission, son dossier sera classé.
 

Procédure de prise en charge des frais

  • Avant la mission
  • Pendant la mission
  • Après la mission
  1. J'envoie ma fiche "projet de mission" à l'UNF3S avec le programme
  2. L'UNF3S m’envoie une ou deux propositions (cotation)
  3. J'accepte une des cotations proposées (sous 24h)
  4. J’envoie
    • l’ordre de mission sans frais* de mon établissement
    • le programme de ma mission
  5. l'UNF3S m'envoie :
    • l'ordre de mission signé par l'UNF3S
    • billets électroniques avion / train
    • les infos pratiques concernant mon déplacement

* L’ordre de mission sans frais est le garant de ma couverture auprès de l’assurance de mon employeur.

Il n’y a pas d’assurance complémentaire de l’UNF3S

  1. Je conserve sur moi mon ordre de mission
  2. Je conserve toutes les pièces justificatives relatives à ma mission
    • les titres de transports et/ ou toutes les cartes d'embarquement
    • toutes les factures et justificatifs des dépenses autorisées** dans l'ordre de mission

** Factures d’hôtel, factures de vaccins,de visas, de parking, etc.

  1. J'envoie à l'UNF3S
    • mon état de frais complété, daté et signé conformément à l'ordre de mission
    • toutes les pièces justificatives
    • le compte-rendu de ma mission